Seputar Aplikasi

Aplikasi ini adalah Aplikasi berbasis Web yang digunakan oleh Internal Telkom Corporate University di Academy NITS (Network & IT Service) .Web ini dibangun dengan maksud memudahkan proses pengajuan dan rekapitulasi data Pelatihan maupun Sertifikasi karyawan di Telkom Group.

Latar Belakang

Telkom Corporate University (Telkom CorpU) berada dibawah kendali Directorat Human Capital Management yang merupakan unit operasional Telkom yang dirancang untuk mendukung pencapaian misi perusahaan dengan melakukan kegiatan dalam memperkuat atau memperkokoh kemampuan belajar individu dan organisasi.  Salah satu peran  terpenting  adalah upaya meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di dalam perusahaan. Sebagai pengelola operasional di lingkup Telkom group dalam kerangka learning Value chain maka aktivitas Telkom CorpU dimulai dari proses Learning Need Diagnostic,  Learning Design and Measurement serta Learning Delivery and Deployment.

Struktur organisasi  Telkom CorpU  terdiri dari seorang  Senior General Manager dibatu oleh seorang Deputy Senior General Manager. Telkom CorpU membawahi 6 Academy dan dalam operasionalnya didukung oleh 7 bidang dalam rangka terselenggaranya proses value chain tersebut.

NITS Academy (Network Information Technology Services Academy) merupakan salah satu Academy di Telkom Corporate University (Telkom CorpU) berfungsi  memberikan layanan pelatihan dan sertifikasi kepada semua pegawai di Telkom group dibidang jaringan dan teknologi informasi yang sesuai dengan standar nasional maupun internasional, dalam rangka meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di dalam perusahaan sehingga mampu meningkatkan kapabilitas dan daya saing perusahaan.

Dalam menyelenggarakan Operasional learning (pelatihan dan sertifikasi), NITS Academy membawahi  3 bagian yaitu Learning Need Diagnostic, Learning Design and Development serta Learning Delivery and Deployment, masing masing bagian dipimpin  oleh  seorang Manager.

Alur untuk melaksanakan sebuah pelatihan dimulai dari  Learning Need Diagnostic,  untuk mengetahui seberapa penting kebutuhan sebuah pelatihan pegawai di setiap unit bisnis, dilanjutkan dengan Learning Design and Measurement untuk menyediakan materi yang sesuai dengan kebutuhan pengembangan kompetensi hasil Learning Need Diagnostic, kemudian rangkaian proses penyelengaraan pelatihan dan pengukuran hasil pelatihan  dilaksanakan oleh Learning Delivery and Deployment.

Dalam proses  Learning Need Diagnostic hingga Learning Delivery and Deployment, ditemukan beberapa kendala yang dihadapi oleh setiap unit. Di unit di learning need diagnostic  terdapat permasalahan antara lain  usulan yang di ajukan oleh unit Divisi ke NITS academy  masih ditemukan calon peserta yang sudah pernah  mendapatkan judul pelatihan yang sama (duplikasi), selain itu dalam proses penyaringan judul sertifikasi untuk melihat pre requisite (tahapan) sertifikasi yang harus diselesaikan masih dilakukan secara manual dengan mengunakan aplikasi excel. Di bagian Learning Delivery and Deployment petugas harus melaporkan hasil pelatihan, jumlah/persentase  kehadiran,  hasil kelulusan peserta sertifikasi setiap bulan ke unit bisnis terkait, hal ini dilakukan secara manual dengan nota dinas ke masing masing unit. Pekerjaan ini  menimbulkan effort yang sangat besar dan membutuhkan waktu yang lama.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut akan dibangun sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mengatasi masalah duplikasi peserta, memudahkan pengelolaan tahapan pre requisite,  mempercepat pengambilan keputusan oleh manajemen  dan memonitoring hasil pelatihan dan sertifikasi oleh unit-unit yang mengimkan pelatihan.  Untuk selanjutnya petugas tidak perlu  melaporkan hasil pelatihan melalui nota dinas, tetapi unit dapat mengambil dan melihat hasil pelatiahan dan sertifikasi melalui web.

Rumusan Masalah

Pada Proyek Akhir yang berjudul Aplikasi Pelatihan dan Sertifikasi NITS Academy Telkom Corporate University ini, akan dibahas tentang beberapa hal yaitu:

• Bagaimana mempercepat pengelolaan data hasil pelatihan dan sertifikasi secara real time?
•  Bagaimana memastikan judul sertifikasi yang akan diambil telah memenuhi tahapan Pre Requisite?
• Bagaimana admin setiap wilayah Telekomunikasi (WITEL) dapat mempercepat hasil  laporan pelatihan dan sertifikasi?
• Bagaimana manajemen Unit bisnis dan penyelenggara pelatihan  dapat memonitoring dan mengevaluasi  hasil pelatihan dan sertifikasi sehingga dapat mengambil keputusan lebih lanjut?
• Bagaimana mempercepat dan mempermudah penanambahan sumber  data pelatihan dan sertifikasi data dari file excel?
• Bagaimana memudahkan proses pengajuan pelatihan dan sertifikasi berbasis web ?

Tujuan

Tujuan dari pembuatan Proyek Akhir ini adalah :

• Menyajikan rekapitulasi data peserta pelatihan dan sertifikasi berbasis web.
• Membuat aplikasi berbasis web yang dapat mengetahui dan menentukan tahapan Pre Requisite.
• Aplikasi dibangun dengan jaringan intranet, autentikasi akan diberikan kepada  Penanggungjawab WITEL/DIVISI oleh administrator.
• Menyajikan laporan hasil pelatihan dan sertifikasi  dalam bentuk grafik.
• Membuat  fungsi data  untuk  eksport dan import  ke dalam data excel.
• Menyajikan informasi data pengajuan pelatihan dan sertifikasi untuk di proses oleh administrator.

Batasan Masalah

Agar penulisan proyek akhir ini lebih fokus dan terarah serta permasalahan yang dibahas tidak meluas, maka penulis membatasi ruang lingkup proyek akhir sebagai berikut  :

• Aplikasi ini tidak menangani masalah pembuatan materi oleh learning design & development.
• Aplikasi ini tidak menangani masalah Developing of  Curriculum (DACUM) di learning need diagnostic.